Porównanie
Program motywacyjny w Excelu to plik z formułami, do którego ktoś po zamknięciu okresu wpisuje wyniki i rozsyła policzone premie. Gamfi jest aplikacją, do której handlowiec zagląda codziennie: widzi w niej swój wynik, miejsce w rankingu zespołu i to, ile brakuje mu do celu. Zasada premiowa wpływa wtedy na wynik regionów i oddziałów jeszcze w trakcie sezonu.
| Co porównujemy | Program w Excelu | Gamfi |
|---|---|---|
| 1. Co dzieje się w trakcie okresu rozliczeniowego | ||
| Kiedy handlowiec poznaje swój wynik | częściowo.po przeliczeniu pliku, zwykle po zamknięciu miesiąca | tak.po każdym wejściu danych z systemu sprzedażowego |
| Kto widzi wynik bez pytania menedżera | częściowo.plik na firmowym dysku pokazuje wynik wszystkim, kopia z maila tylko adresatowi | tak.każdy uczestnik widzi swój wynik i miejsce w zestawieniu |
| Wynik sieci w podziale na regiony i oddziały | częściowo.powstaje z ręcznego zestawienia kilku plików | tak.realizacja planu per osoba, zespół, region i cała sieć |
| Dostęp dla sprzedawcy bez firmowego komputera | nie.do otwarcia pliku potrzebny jest komputer i dostęp do dysku | tak.wejście przez aplikację na prywatnym telefonie, zaproszenie SMS-em |
| Rywalizacja na tych samych danych, z których liczysz premię | częściowo.ranking powstaje ręcznie po każdym przeliczeniu | tak.rankingi, pojedynki jeden na jeden i Hall of Fame |
| Utrzymanie zaangażowania przez cały sezon | nie.plik nie przypomina o sobie między jednym a drugim rozliczeniem | tak.program sezonowy z punktami, poziomami i seriami |
| Komunikat do całej sieci przy zmianie zasad | częściowo.mail do listy adresowej, bez potwierdzenia odbioru | tak.aplikacja, SMS i e-mail z potwierdzeniem przeczytania |
| 2. Naliczenie, wypłata i nagrody | ||
| Kto liczy premię w każdym cyklu | nie.człowiek, od nowa przy każdym zamknięciu okresu | tak.reguła ustawiona raz nalicza premię z danych sprzedażowych |
| Zasada premiowa nietypowa albo ważna tylko w jednym kwartale | tak.policzysz dowolną, także wyjątek dla jednej osoby | częściowo.progi, akceleratory i mnożniki ustawiasz w konfiguracji, nietypowy wyjątek wymaga pracy przy wdrożeniu |
| Skąd biorą się liczby, na których liczy się premia | nie.ktoś wkleja do pliku eksporty z kilku systemów | tak.liczby wchodzą wprost z systemu sprzedażowego albo z wgranego pliku |
| Rozpisanie kwoty premii dla pracownika | nie.pracownik dostaje samą kwotę | tak.uczestnik widzi składniki, z których wyszła jego kwota |
| Odpowiedź na pytanie „ile zarobię, jeśli sprzedam jeszcze jedną sztukę" | częściowo.handlowiec musi dostać plik i sam podstawić swoje liczby | tak.symulator liczy kwotę przy zadanym wyniku |
| Poprawka po zamknięciu okresu | tak.nadpisujesz komórkę i temat jest zamknięty | częściowo.okres przelicza się ponownie po korekcie, ze śladem w dzienniku zdarzeń |
| Odebranie prowizji przy zwrocie albo rezygnacji klienta | częściowo.ktoś musi wyłapać zwrot i odjąć kwotę ręcznie | tak.reguła potrąca kwotę z kolejnej wypłaty |
| Przekazanie gotowego naliczenia do wypłaty | częściowo.plik idzie do kadr i bywa tam przepisywany ręcznie | tak.plik z naliczeniem do wgrania do systemu kadrowo-płacowego |
| Nagrody rzeczowe i karty podarunkowe za punkty | nie.katalog, zamówienia i wysyłkę prowadzisz poza plikiem | tak.katalog nagród, zamówienia i statusy dostaw w platformie |
| Podatek od nagrody i dokumenty dla księgowości | nie.klasyfikację programu i rozliczenie podatku prowadzisz poza plikiem | tak.klasyfikacja programu, naliczenie podatku i dokumenty dla księgowości |
| 3. Ryzyko, ciągłość i kontrola | ||
| Co zostaje w firmie, gdy odchodzi osoba prowadząca program | nie.formuły, wyjątki i powody decyzji zostają w jej pliku | tak.zasady w konfiguracji, historia w dzienniku zdarzeń |
| Kto i kiedy zmienił zasadę premiową | częściowo.plik na firmowym dysku ma wersje, kopia z maila nie ma żadnych | tak.niemodyfikowalny dziennik zdarzeń dla zmian zasad i naliczeń |
| Kto ma dostęp do danych o wynagrodzeniach | częściowo.uprawnienia ustawisz na firmowym dysku, wysłany plik wychodzi spod kontroli | tak.logowanie firmowe, uprawnienia zależne od roli, dane w Unii Europejskiej |
| Wgląd w samo wyliczenie | tak.kontroler klika w komórkę i widzi każdy składnik | nie.silnika reguł nie otworzysz jak komórki w arkuszu |
| Dostępność w dniu zamknięcia okresu | tak.plik otworzysz zawsze, bez zależności od cudzej awarii | nie.usługa w chmurze, z dostępnością opisaną w umowie |
| Czas do uruchomienia pierwszego programu | tak.nowy plik zakładasz tego samego dnia | częściowo.start zależy od tego, skąd pochodzą wyniki: jedno źródło z gotowym połączeniem rusza najszybciej |
robi to · częściowo albo warunkowo · nie robi tego
Kolumna arkusza opisuje sposób pracy, nie produkt żadnego dostawcy: „program w Excelu" znaczy tu plik z formułami uzupełniany ręcznie, niezależnie od tego, w jakim arkuszu go prowadzisz. Oceniliśmy ją na podstawie programów, które widzieliśmy u klientów. Jeśli u Ciebie wygląda to inaczej, napisz – poprawimy wiersz.
Te same dane sprzedażowe, na których dziś liczysz premie, zasilają wynik sieci, rywalizację, naliczenie i nagrody. Uczestnik ma to wszystko na telefonie, a Ty w jednym panelu.
Wynik na żywo
Panel pokazuje realizację planu per osoba, zespół, region i cała sieć oraz rozkład wyniku wewnątrz zespołu, więc widzisz, ilu ludzi robi wynik, a nie tylko sumę. Kilka wskaźników mieści się na jednym ekranie, a raz w tygodniu dostajesz podsumowanie napisane przez sztuczną inteligencję. Alert przychodzi wtedy, gdy realizacja odstaje od planu.
Rywalizacja
Uruchamiasz konkursy indywidualne i zespołowe, rankingi oraz pojedynki jeden na jeden, w których liczy się wynik pobrany z Twojego systemu. Zwycięzcy trafiają do Hall of Fame.
Cały sezon
Punkty, poziomy i serie kolejnych aktywnych dni budują wynik przez cały sezon. Uczestników dzielisz na segmenty według roli, regionu i stażu, więc każda grupa dostaje własną poprzeczkę.
Nagrody
Uczestnik wymienia punkty na karty podarunkowe, produkty i nagrody, które dokładasz sam. Ma koszyk, listę życzeń i statusy zamówień, a Ty prowadzisz akcje promocyjne w sklepie, żeby odświeżyć zainteresowanie w środku sezonu.
Naliczenie premii
Progi, akceleratory i mnożniki opisujesz w konfiguracji, a naliczenie powstaje z danych sprzedażowych. Handlowiec widzi u siebie składniki swojej kwoty i sprawdza w symulatorze, ile zarobi przy określonym wyniku. Gotowe naliczenie eksportujesz jako plik do systemu kadrowo-płacowego i wypłatę prowadzi on tak samo jak dziś.
Dane
Zasilanie idzie przez udokumentowany interfejs programistyczny, powiadomienia zwrotne albo import pliku. Osobę rozpoznajemy po identyfikatorze z Twojego systemu, firmowym adresie e-mail albo kodzie kadrowym.
Dostęp z telefonu
Do wejścia wystarczy prywatny telefon, a zaproszenie przychodzi SMS-em albo mailem. Ten sam kanał niesie komunikaty o zmianie zasad, z potwierdzeniem przeczytania.
Ślad zmian
Każda zmiana zasad i każde naliczenie zostawia zapis w niemodyfikowalnym dzienniku zdarzeń. Wejście prowadzi przez firmowe konta, uprawnienia zależą od roli, a dane przechowywane są w Unii Europejskiej.
Podatek od nagród
Program przypisujemy do właściwej kategorii podatkowej – konkurs, sprzedaż premiowa albo program lojalnościowy – bo od niej zależy sposób rozliczenia. Podatek naliczamy przy wydaniu nagrody i przygotowujemy dokumenty, których potrzebuje Twoja księgowość.
Trzy problemy rosną razem z liczbą uczestników i liczbą wyjątków w zasadach. Pojawiają się niezależnie od tego, jak dobry jest autor pliku.
W audytach prowadzonych na uczelniach błędy znajdowano w większości sprawdzanych arkuszy, a szansa na błąd w wyniku końcowym rośnie z każdym kolejnym krokiem obliczeniowym. Dwa najczęstsze przypadki z programów premiowych to zakres sumy urwany przy dopisaniu nowego regionu i dopasowanie, które przestaje trafiać po zmianie kodu handlowca. Arkusz nie zgłasza wtedy błędu – podaje liczbę, która wygląda rozsądnie, a dowiadujesz się o niej od osoby, której premia wyszła za nisko.
Źródło: przeglądy badań nad arkuszami autorstwa Raymonda Panko, publikacje z lat 1998–2016.
Przy przeliczaniu raz w miesiącu handlowiec poznaje swoją lukę do celu wtedy, gdy kwartał jest już rozstrzygnięty. Premia dzieli wtedy pieniądze za pracę, która się skończyła, i przestaje wpływać na to, co sieć robi jutro. Tej różnicy nie naprawi lepszy arkusz, bo jej przyczyną jest tryb pracy, a nie jakość formuł.
Formuły, wyjątki i powody decyzji sprzed dwóch sezonów znajdują się w jednym pliku i w pamięci jednej osoby. Gdy ta osoba odchodzi z firmy albo bierze urlop w tygodniu zamknięcia okresu, jej następca zaczyna od odtwarzania zasad, a nie od liczenia premii.
Rozmowa z kontrolingiem
Program premiowy liczy zwykle kontroling, nie sprzedaż. To z tym działem uzgadniasz zmianę, zanim temat trafi do zarządu, i to stamtąd przychodzi pięć pytań niżej. Odpowiedzi są gotowe do powtórzenia na spotkaniu.
Arkusz obsłuży taki program bez zadyszki, a platforma zbudowana dla rozproszonych sieci nie zwróci się przy tej skali.
Liczby spływają z regionów w plikach i dopiero u Ciebie stają się całością. Najpierw uporządkuj źródło danych.
Narzędzie nie zastąpi właściciela procesu, a zaniedbana platforma kosztuje więcej niż zaniedbany arkusz.
Nie. Arkusz zostaje najszybszym sposobem, żeby policzyć warianty zasad, zanim zamrozisz reguły sezonu, i większość firm trzyma go do tego na stałe. Z arkusza schodzi to, co powtarza się w każdym cyklu: zbieranie wyników, przeliczanie premii i rozsyłanie ich do sieci. Jeśli po pierwszym sezonie okaże się, że plik służy już tylko do liczenia wariantów, to jest moment na decyzję, ile pracy chcesz w nim zostawić.
Wyniki zostają tam, gdzie powstają: w systemie sprzedażowym, hurtowni danych albo systemie kasowym. Gamfi pobiera je przez udokumentowany interfejs programistyczny, powiadomienia zwrotne albo import pliku, a zakres i harmonogram ustalamy z Twoim działem informatycznym. Osoby rozpoznajemy po identyfikatorze z Twojego systemu, firmowym adresie e-mail albo kodzie kadrowym, więc handlowiec bez firmowej skrzynki też zostanie dopasowany do swojego wyniku. Na start wystarczy wgranie pliku z wynikami, więc program rusza, zanim połączenie systemów będzie gotowe.
Zasady premiowe przenosimy do konfiguracji przy wdrożeniu: progi, stawki, mnożniki i wyjątki opisujesz raz, a nie w każdym cyklu od nowa. Historię naliczeń z arkusza wgrywamy jako dane wejściowe, żeby zestawienia obejmowały także okresy sprzed przesiadki. Poprawki działają inaczej niż w pliku: korektę wprowadza osoba prowadząca program, okres przelicza się ponownie, a w dzienniku zdarzeń zostaje zapis, kto i kiedy ją wprowadził. Zanim podpiszesz umowę, poproś o przeliczenie jednego Twojego zamkniętego miesiąca i porównaj kwoty z tymi z arkusza.
Najczęstszy powód, dla którego z platformy nikt nie korzysta, to bariera wejścia: sprzedawca w sklepie czy przedstawiciel w terenie nie ma firmowego komputera i nie otworzy pliku z załącznika. Gamfi działa na prywatnym telefonie, a zaproszenie przychodzi SMS-em albo mailem, więc ta bariera znika. Drugi powód to program, w którym po dwóch tygodniach wiadomo, kto wygra: mechaniki sezonowe dają szansę także środkowi stawki, bo punkty naliczają się za regularność, a nie wyłącznie za pierwsze miejsce. Pilotaż na jednym regionie pokazuje, ilu ludzi realnie wchodzi, zanim zdecydujesz o całej sieci.
Część firm nie wybiera między arkuszem a platformą, tylko włącza moduł celów w systemie, który już ma. To sensowny pierwszy krok i czasem wystarcza. Sprawdź wtedy trzy sprawy, bo na nich ta droga zwykle się kończy. Pierwsza: czy handlowiec widzi swój wynik u siebie, czy raport ogląda wyłącznie menedżer. Druga: czy premia wylicza się na regułach firmy, czy pod koniec miesiąca i tak trafia do arkusza. Trzecia: czy program obejmuje osoby, których w CRM-ie nie ma, czyli obsługę klienta, serwis i sieć partnerską.
Po Twojej stronie zostaje decyzja, co ma się wydarzyć: które zasady premiowe odwzorowujemy, kto bierze udział w programie i jaką liczbę mierzymy w pierwszym sezonie. Dział informatyczny angażuje się jednorazowo, przy podłączeniu źródła wyników. Kadry wchodzą przy pierwszym zamknięciu okresu: ustalamy wtedy układ pliku, który przyjmuje Wasz system kadrowo-płacowy, i dzień, do którego naliczenie ma być w nim gotowe. Przełożenie zasad na konfigurację, przygotowanie oprawy programu i prowadzenie przez pierwszy sezon jest po naszej stronie, a przy każdym etapie zapisujemy, co robimy my, a co zostaje u Ciebie.
Weźmy jedną zasadę premiową, którą dziś liczysz w pliku, i przełóżmy ją na program prowadzony w platformie Gamfi.
