Porównanie
Gamfi a agencja motywacyjna
To nie jest porównanie dwóch narzędzi, tylko dwóch modeli: usługi zamawianej na każdą edycję programu i oprogramowania, w którym program prowadzicie sami. Agencja ma w tym układzie cztery przewagi, których nie odbierzemy – jedna z nich wynika wprost z przepisów podatkowych. Niżej tabela, a dalej to, czego u nas nie ma i kiedy nie warto do nas przychodzić.
| Co porównujemy | Agencja motywacyjna | Gamfi |
|---|---|---|
| Model współpracy i koszt | ||
| Co zostaje u Was po zakończeniu współpracy | częściowo.Zależy od umowy, nie od modelu. Dane uczestników są Wasze – agencja przetwarza je na Wasze zlecenie i na koniec ma je zwrócić albo usunąć. Sprawdźcie dwa punkty: czy dostajecie surowy zbiór wyników, czy tylko raport, i czy zostaje Wam miejsce, w którym da się prowadzić program dalej. | częściowo.Dopóki macie licencję, program stoi u Was: konfiguracja, zasady i dane w Waszej instancji. Po zakończeniu umowy zabieracie surowe dane i konfigurację w eksporcie – platforma zostaje po naszej stronie. Nie sprzedajemy własności oprogramowania. |
| Koszt przy programie sezonowym i przy kolejnych edycjach | częściowo.Przerwa między edycjami nie kosztuje nic – płacicie za projekt, nie za czas. Ale każda kolejna edycja to nowy brief i nowa wycena. | częściowo.Kolejny sezon ustawia Wasz zespół bez dopłaty do platformy, za to opłata leci również wtedy, gdy program stoi. Przy programie raz w roku to przewaga agencji, przy ciągłym – nasza. |
| Prowadzenie programu | ||
| Gotowa koncepcja, mechanika i oprawa graficzna | tak.Przychodzi z pomysłem, nie tylko z narzędziem. Dla firmy, która nie wie, co zadziała w jej branży, to realna wartość. | częściowo.Mechaniki i wzorce z wdrożeń mamy. Kreację i treści robicie Wy albo zamawiacie u nas jako wsparcie wdrożeniowe – i wtedy jest to nasza usługa, nie funkcja platformy. |
| Ludzie do obsługi uczestników i do animacji programu | tak.Infolinia, zgłoszenia, reklamacje, ale też przypomnienia, teasery i telefon do regionu, który nie wszedł. To największa część pracy, za którą się agencji płaci – i bez niej program cichnie w drugim miesiącu. | nie.Dajemy narzędzia do komunikacji i widok frekwencji. Ludzi nie dajemy: nikt z naszej strony nie zadzwoni do regionu ani nie odbierze telefonu od uczestnika. |
| Logistyka nagród rzeczowych | tak.Część agencji ma własne centra logistyki nagród. Fizyczna wysyłka to operacja łańcucha dostaw, nie oprogramowanie. | częściowo.Zamówienie i status widać w platformie, reklamację też się tam zgłasza i śledzi – ale rozmowę z uczestnikiem prowadzi Wasz zespół albo partner wydający nagrodę. Własnego magazynu nie mamy i mieć nie będziemy. |
| Katalog i atrakcyjność nagród | tak.Własne umowy z sieciami i siła zakupowa z dziesiątek programów. Uczestnik nie kupuje platformy, kupuje nagrodę. | częściowo.Katalog wystawiają partnerzy, z którymi pracujemy. Ich warunków nie negocjujecie przez nas tak, jak przez agencję prowadzącą kilkadziesiąt programów. |
| Kto odpowiada, gdy program nie przyniesie wyniku | tak.Agencji stawiacie cele i macie z kim rozmawiać, gdy nie wyszło. Odpowiedzialność jest po stronie dostawcy usługi. | nie.Odpowiadamy za działającą platformę, nie za wynik programu. Decyzje o mechanice i o tym, czy program żyje, zostają u Was. |
| Wynik liczony na danych z Waszych systemów, nie na zgłoszeniach uczestników | częściowo.Program agencyjny stoi zwykle na punktach i zgłoszeniach. Agencje z własnym zespołem informatycznym łączą się z Waszymi systemami, ale bywa to osobnym projektem – zapytajcie, który to przypadek. | tak.Cel i postęp liczą się na sprzedaży z Waszego systemu; wchodzi ona przez udokumentowany interfejs programistyczny, powiadomienia albo plik. Gotowych wtyczek do konkretnych systemów nie sprzedajemy – podłączenie robimy przy wdrożeniu. |
| Naliczenie premii i prowizji na regułach firmy | nie.To nie jest zakres agencji motywacyjnej. Premie i prowizje zostają w kontrolingu, zwykle w arkuszu, obok programu nagrodowego. | tak.Progi, mnożniki i podział prowizji ustawione raz naliczają się same, a pracownik widzi rozbicie kwoty. Ten obszar prowadzimy razem z motywacją, nie osobno. |
| Jeden system na kilka programów i obszarów | częściowo.Każdy program to zwykle osobny projekt, często u innego dostawcy: sprzedaż u jednej agencji, sprawy pracownicze u innej. | tak.Sprzedaż, wdrożenie nowych osób i rozwój prowadzicie w jednym miejscu, na jednej bazie ludzi i uprawnień. |
| Wgląd w wyniki i własne przekroje danych | częściowo.Panel online jest dziś standardem, także w agencjach. Pokazuje jednak to, co agencja w nim ustawiła – własnego przekroju ani eksportu do swoich narzędzi zwykle nie dorobicie sami. | tak.Dane są Wasze, więc przekroje i eksport robicie u siebie, bez zamawiania raportu. |
| Zmiana zasad w trakcie trwania programu | częściowo.Idzie przez zlecenie. Czasu reakcji nie podajemy, bo nie znaleźliśmy na to źródła – w umowie z agencją może być określony i warto go tam sprawdzić. | częściowo.Progi, nagrody i zakres zmienia Wasz zespół sam, w dniu, w którym decyzja padła. Nowa reguła, której nie ma w konfiguracji, to praca po naszej stronie. |
| Podatki, prawo i ryzyko | ||
| Rola płatnika podatku od nagród | tak.Płatnikiem jest agencja, która wydaje nagrody i finansuje je ze swojego rachunku – tak rozstrzygnął NSA w 2020 roku. Obliczenie, pobór, wpłata do urzędu i PIT-8AR schodzą z Was. | nie.Nie jesteśmy płatnikiem i nie będziemy. Rolę płatnika bierze Wasza firma albo podmiot wydający nagrody; model rozliczenia ustalamy przy wdrożeniu. |
| Regulamin i kwalifikacja programu: konkurs czy sprzedaż premiowa | tak.Wieloletnia praktyka w pisaniu regulaminów, które przechodzą kontrolę. To wiedza z dziesiątek programów, nie funkcja narzędzia. | częściowo.Mechanikę odwzorujemy pod przyjętą kwalifikację, ale regulaminu za Was nie napiszemy i nie wchodzimy w rolę doradcy podatkowego. |
| Kontrola nad danymi osobowymi uczestników | częściowo.Dane przetwarza agencja i jej podwykonawcy. Duże agencje mają na to certyfikaty i umowy powierzenia – warto o nie zapytać, tak samo jak nas. | częściowo.Wasza instancja, uprawnienia per rola, logowanie przez konta firmowe, dane w Unii Europejskiej, ISO/IEC 27001:2022. Uczciwie: przy nagrodach rzeczowych dane uczestnika trafiają też do partnera wydającego nagrodę, więc i u nas łańcuch ma więcej niż jedno ogniwo. |
robi to · robi częściowo albo warunkowo · nie robi tego
Cztery przewagi agencji, których nie odbierzemy
Nie twierdzimy, że agencja jest zbędnym pośrednikiem. W czterech obszarach jest lepsza i taka zostanie, bo wynikają one z tego, czym jest usługa, a nie oprogramowanie.
Bierze na siebie obowiązek płatnika
Naczelny Sąd Administracyjny rozstrzygnął w 2020 roku, że płatnikiem zryczałtowanego podatku od nagród jest agencja, która nagrody wydaje i finansuje ze swojego rachunku – nie firma zlecająca. Obliczenie, pobór, wpłata i roczna deklaracja PIT-8AR schodzą wtedy z Was, a żadna platforma tego nie zrobi. Warunek jest w konstrukcji umowy: jeśli agencja tylko wydaje nagrody w Waszym imieniu i na Wasz koszt, płatnikiem bywacie Wy. To trzeba sprawdzić w konkretnym kontrakcie, a nie zakładać.
Sprzedaje pomysł razem z wykonaniem
Koncepcja, mechanika i oprawa graficzna z doświadczenia dziesiątek programów. Jeśli chcecie kupić gotowy pomysł, a nie miejsce, w którym da się swój uruchomić – to jest właściwy adres.
Bierze odpowiedzialność za rezultat
Agencji stawiacie cel i rozliczacie ją z niego, razem z animacją programu i frekwencją uczestników. My odpowiadamy za działający system; za to, czy program żyje, odpowiada Wasz zespół.
Ma siłę zakupową na nagrodach
Agencja obsługująca dziesiątki programów kupuje nagrody na innych warunkach niż pojedyncza firma. Warto poprosić o rozbicie oferty na pozycje i porównać.
Czym się od agencji nie różnimy
Sprzedajemy również usługi, i to osobno płatne: pomoc przy uruchomieniu programu, treści i materiały na platformę, regulamin przygotowany pod przyjętą kwalifikację. Przy pierwszym sezonie bierze je u nas większość klientów, przy kolejnych już nie – i w tym jest cała różnica, o którą tu chodzi. Nie w tym, czy usługa istnieje, ale co zostaje, kiedy się kończy: działająca platforma z Waszymi danymi i konfiguracją, którą prowadzicie dalej sami. Zakres wsparcia opisaliśmy na stronie Wdrożenie i wsparcie.
Gdzie model projektowy zaczyna ciążyć
Trzy koszty, które pojawiają się nie w pierwszej edycji programu, tylko w trzeciej.
Za to samo ustawienie płacicie kolejny raz
Mechanika, regulamin i oprawa powstają na nowo przy każdej edycji, bo poprzednia została po stronie agencji. Im dłużej program żyje, tym więcej płacicie za odtwarzanie tego, co już raz u Was działało.
Nasz wniosek z modelu usługowego, nie fakt z cytatem: nie znaleźliśmy źródła podającego, jak często programy motywacyjne w Polsce są odnawiane i ile kosztuje kolejna edycja. Warto zapytać o to wprost przy ofercie.
Zapytajcie, w jakiej formie dostaniecie historię programu
Dane uczestników są Wasze – to wynika z przepisów o ochronie danych, nie z dobrej woli dostawcy. Pytanie jest inne: czy na koniec dostajecie surowy zbiór wyników, czy podsumowanie w prezentacji, i czy zostaje Wam działające miejsce, w którym da się na tym oprzeć następny program. Zadajcie to pytanie każdemu dostawcy, także nam.
Nie stawiamy tu tezy, bo nie mamy na nią dowodu: nie znaleźliśmy ani jednego publicznego opisu tego, co dzieje się z danymi uczestników po wygaśnięciu umowy z agencją. Dlatego rekomendujemy zadać to pytanie każdemu dostawcy, w tym nam.
Wynik poznajecie w cyklu raportowym, nie wtedy, gdy go potrzebujecie
Raportowanie jest u agencji usługą, więc ma swój rytm. Kiedy w połowie kwartału chcecie sprawdzić, czy program w jednym regionie działa gorzej, prosicie o raport i czekacie. To nie jest wada agencji, tylko cecha modelu, w którym dane są po drugiej stronie.
Czego Gamfi nie ma i mieć nie będzie
Jeśli szukacie tego, czego niżej nie ma, rozmowa z agencją będzie dla Was lepiej wydanym czasem.
- Nie wejdziemy w rolę płatnika podatku od nagród. Nie wydajemy nagród i nie finansujemy ich ze swojego rachunku, więc płatnikiem być nie możemy. Ten obowiązek zostaje u Was albo u podmiotu wydającego nagrody.
- Nie prowadzimy infolinii dla uczestników Waszego programu. Zgłoszenia i reklamacje obsługuje Wasz zespół w platformie. Ludzi do tej obsługi nie dostarczamy.
- Nie mamy własnego magazynu nagród. Wydanie nagród rzeczowych i kart realizują partnerzy katalogowi. To świadoma decyzja, nie etap rozwoju.
- Nie odpowiadamy za wynik programu. Odpowiadamy za działającą platformę i za poprawne naliczenia. Agencji postawicie cel i rozliczycie ją z niego; u nas ta odpowiedzialność zostaje u Was i trzeba to wiedzieć przed podpisaniem, nie po.
- Nie damy ludzi do animacji programu. Widzicie u nas, który region nie wszedł, i macie czym do niego napisać – ale nikt z naszej strony tam nie zadzwoni. W modelu agencyjnym zadzwoni.
Osobno, żeby nie mylić braku z cennikiem: regulaminu i kreacji nie ma w platformie, ale możecie je u nas zamówić jako usługę. Opinii podatkowej nie zastąpimy w żadnym układzie.
Kiedy Gamfi się nie sprawdzi – wybierzcie agencję
Siedem sytuacji, w których model projektowy jest po prostu lepszym wyborem. Ostatnia dotyczy dużych firm z działającym programem, więc czytajcie do końca.
- Jedna edycja programu, bez ciągu dalszego. Krótkie działanie na kilka miesięcy, które nie ma się powtórzyć. Wdrożenie platformy się przy tym nie zwróci.
- Nie ma u Was nikogo, kto weźmie program na siebie. Brak właściciela procesu jest silniejszym argumentem niż jakakolwiek funkcja. Agencja daje ludzi, my dajemy narzędzie.
- Program stoi na nagrodach rzeczowych wymagających magazynu. Jeśli sercem programu jest wysyłka przedmiotów, potrzebujecie operacji logistycznej, nie systemu.
- Nie chcecie brać na siebie roli płatnika. Zwłaszcza przy programach dla sieci partnerskiej, gdzie kwalifikacja podatkowa jest sporna. Potrzebujecie wtedy podmiotu, który formalnie wejdzie w tę rolę.
- Nie macie jeszcze pomysłu na program. Kupujecie wtedy koncept i doświadczenie branżowe, a nie miejsce, w którym da się ten koncept uruchomić.
- Kilkudziesięciu uczestników w jednorazowej akcji. Przy tej skali próg wdrożenia platformy jest nieproporcjonalny do wartości programu.
- Macie program, który działa, i jesteście w środku roku. To dotyczy również dużych firm z rozproszoną siecią, czyli naszych typowych klientów. Uczestnicy są przywyczajeni do jednego miejsca, historia zbiera się gdzie indziej, a przenoszenie tego w trakcie sezonu jest ryzykiem bez nagrody. Rozmawiajmy pod koniec umowy z agencją albo o układzie równoległym, w którym platforma prowadzi jeden obszar, a agencja zostaje przy pozostałych.
Pytania, które zwykle padają
Czy możemy mieć jedno i drugie: agencję i Gamfi?
Tak, i u części klientów tak to wygląda. Agencja odpowiada za koncepcję, kreację i logistykę nagród, platforma prowadzi mechanikę, naliczenia i dane. Wtedy po zakończeniu współpracy z agencją zostaje Wam historia programu i konfiguracja, a nie tylko podsumowanie w prezentacji.
Kto płaci podatek od nagród, jeśli program prowadzimy na Waszej platformie?
Nie my. Rolę płatnika bierze Wasza firma albo podmiot, który fizycznie wydaje nagrody – w praktyce partner katalogowy. Sposób rozliczenia ustalamy przy wdrożeniu, wspólnie z Waszymi finansami. Nie jesteśmy doradcą podatkowym i nie zastąpimy takiej opinii.
Nasz program jest dla sieci partnerskiej, nie dla pracowników. To coś zmienia?
Pod względem podatkowym tak, i warto to wiedzieć przed wyborem dostawcy. Nagrody dla dystrybutorów i franczyzobiorców organy podatkowe próbują kwalifikować jako ukryte wynagrodzenie; sądy administracyjne wielokrotnie to odrzucały, ale obszar pozostaje sporny. Jeśli nie chcecie brać tego ryzyka na siebie, potrzebujecie podmiotu, który formalnie wejdzie w rolę płatnika – tego nie rozwiąże żadne oprogramowanie, także nasze.
Mamy trzy lata programu u agencji. Jak w to wejść bez zabicia frekwencji?
Nie w środku sezonu i nie na raz. Dwie drogi, które widzimy u klientów: wejście przy końcu umowy z agencją albo układ równoległy, w którym platforma prowadzi jeden obszar – na przykład cele i naliczenia – a agencja zostaje przy kreacji, nagrodach i obsłudze uczestników. Historia i wyniki z poprzednich edycji wchodzą do platformy w takim zakresie, w jakim dostaniecie je od agencji; to jest pierwsze pytanie, które warto jej zadać.
Kto prostuje błędne naliczenie i w jakim czasie?
Reguła jest w konfiguracji, więc poprawia ją Wasz zespół, a naliczenie przelicza się dla wszystkich, których dotyczyło. W dzienniku zdarzeń widać, co i kiedy się zmieniło. Jeśli przyczyną jest błąd po naszej stronie, poprawiamy go my – warunki i czasy reakcji zapisujemy w umowie, a nie na stronie internetowej.
Kto po naszej stronie poprowadzi program na platformie?
Właściciel programu – zwykle osoba, która dziś rozmawia z agencją. Dział IT jednorazowo, przy podłączeniu źródła wyników. Jeśli w firmie nie ma nikogo, kto weźmie program na siebie, agencja jest lepszym wyborem i mówimy to wprost niżej.