Gamfi dla HR · Moduł
Preboarding, który zatrzymuje nowych pracowników między umową a pierwszym dniem
Dzięki platformie Gamfi nowa osoba jest z Wami od dnia podpisania umowy. Formalności, powitanie i poznanie zespołu macie za sobą przed startem, a Wy widzicie, kto jest gotowy na pierwszy dzień, a kto milczy.
Z naszego badania na reprezentatywnej grupie 1090 Polaków (2025): 8% pracowników handlu i usług przyznaje, że kiedykolwiek zdarzyło im się nie pojawić w nowej pracy albo zrezygnować bez uprzedzenia. W logistyce mówi tak 14% osób, w gastronomii – 19%. Zobacz, skąd te liczby.
Swoje wyniki poprawiają z nami
Jak to działa
Okres między podpisem umowy a startem przestaje być ciszą.
- 1
Ścieżka rusza przed pierwszym dniem
Ustawiacie, ile dni przed startem – albo uruchamiacie całą grupę jednym działaniem. Nowa osoba dostaje dostęp i powitanie.
- 2
Formalności idą online
Dane, oświadczenia i dokumenty startowe wypełnia spokojnie z domu, z telefonu.
- 3
Poznaje firmę i zespół
Kto jest kim, jak wygląda pierwszy tydzień, gdzie się wchodzi i o której – zanim przyjdzie.
- 4
Widzisz, kto jest gotowy, a kto milczy
Brak aktywności przed startem to sygnał, na który można zareagować telefonem – póki jeszcze jest kogo zatrzymać.
Więcej, bo w jednym systemie
Mail powitalny wysyła każdy. Preboarding w jednym systemie z wdrożeniem i dokumentacją daje trzy odpowiedzi, których mail nie da.
Ciszę przed startem widzisz, póki jest kogo zatrzymać
Kto nie otworzył powitania i nie tknął formalności, widać na pulpicie kilka dni przed startem. Telefon w czwartek kosztuje mniej niż nieobsadzone stanowisko w poniedziałek.
Preboarding i wdrożenie to jedna ścieżka
W dniu 1 proces po prostu biegnie dalej. Nowa osoba nie zaczyna od zera w drugim narzędziu, a dane i dokumenty zostają tam, gdzie je podała.
Ten sam silnik prowadzi powrót do pracy i zmianę stanowiska
Powrót po długiej nieobecności i wejście do nowego zespołu po awansie układacie tak samo jak start nowej osoby – bez budowania osobnego procesu.
tyle przed startem ruszają w Grupie Atalian ścieżki menedżera i buddy'ego
30 dni
Preboarding i onboarding są tam jednym procesem, który trwa 4 miesiące.
Case study: Grupa Atalian →Opisz swoją potrzebę
Opisz sytuację własnymi słowami – odpiszemy z informacją, jak na to wyzwanie odpowiada platforma Gamfi. O spotkaniu decydujesz po przeczytaniu odpowiedzi.
Co dostajesz w Gamfi
Wszystko, co domyka okres między podpisem umowy a pierwszym dniem pracy.
Kontakt od podpisania umowy
- Dostęp od dnia podpisania umowylink z SMS-a albo prywatny adres e-mail
- Wejście bez firmowego maila i bez instalowania aplikacjiprzeglądarka w telefonie wystarczy
- Powitanie od przełożonego i zespołukto jest kim i do kogo pisać pierwszego dnia
- Treści dawkowane po kawałkukrótkie wideo, historie i pytania zamiast jednej wiadomości na dwie strony
- Plan pierwszego dnia widoczny dla pracownikagodzina wejścia, adres, osoba, która odbiera
- Osobne ścieżki per stanowisko i lokalizacjękierowca dostaje co innego niż analityk w centrali
Formalności przed startem
- Formularze danych osobowych i zgódwypełniane spokojnie z domu, nie przy biurku pierwszego dnia
- Dokumenty startowe składane z szablonudane z formularza wchodzą do dokumentu automatycznie
- Podpis elektroniczny dokumentów startowychuruchamiamy w ramach wdrożenia, pod Waszą listę dokumentów
- Masowe przypisanie formularzy wg roli i lokalizacjicała wrześniowa grupa dostaje swój zestaw jednym działaniem
- Przypomnienia o brakach e-mailem i SMS-emwracają same, dopóki czegoś brakuje
- Kroki wymagane przed dopuszczeniem do pracybadania wstępne i szkolenie BHP jako zadania ścieżki, z zapisem terminu
Zespół, który przyjmuje
- Buddy przypisany jeszcze przed startemz własnymi zadaniami, nie tylko z nazwiskiem na liście
- Zadania dla przełożonego przed dniem 1przygotowanie zespołu, ustalenie pierwszego tygodnia
- Przedstawienie zespołu przed startemtwarze i role zamiast pierwszej rundy nazwisk przy kawie
- Spotkanie 1:1 umówione przed pierwszym dniemtermin ląduje w kalendarzu Google albo Microsoft
- Checklista przygotowania stanowiska i dostępówzadania i przypomnienia dla IT po Waszej stronie
Kto jest gotowy, a kto milczy
- Pulpit gotowości na dzień 1gotowi, brakujące dokumenty, brak aktywności – w jednym widoku
- Widok całej grupy startującej w tym samym czasienie pojedyncza osoba, tylko wszyscy, którzy zaczynają w sklepach albo w magazynie
- Sygnał, kto nie otworzył materiałówcisza przed startem przestaje być niewidoczna
- SMS, kiedy mail nie działakanał, którym realnie da się złapać osobę bez biurka
- Historia kontaktu przed startemco wysłaliście, co otworzyła, czego nie zrobiła
Przejście w pierwszy dzień
- Ścieżka biegnie dalej w dniu 1to ten sam proces, nie drugie narzędzie
- Dane i dokumenty zostają na karcie pracownikanikt nie przepisuje ich drugi raz
- Ten sam silnik dla powrotów i awansóww matrycach wymagań: reboarding i crossboarding
- Punkty za kroki przed startemwchodzą do portfela wspólnego z resztą programów w firmie
Uruchomienie i dane
- Start ręczny, masowy albo z datyścieżka rusza sama na X dni przed pierwszym dniem pracy
- Import osób z plikuz raportem błędów przy każdym wierszu
- API i webhooki do wymiany danychsystem rekrutacyjny i kadrowy zostają tam, gdzie są
- Struktura organizacyjna: spółka, oddział, lokalizacjaścieżkę kierujesz do gałęzi struktury, nie do listy nazwisk
Częste pytania
Rozwiń to, co Cię dotyczy.
Czy osoba przed zatrudnieniem wejdzie do systemu, skoro nie ma jeszcze konta w firmie?
Tak, i to jest sedno tego modułu. Nowa osoba wchodzi linkiem z SMS-a albo na prywatny adres e-mail, przez przeglądarkę w telefonie. Konto firmowe, sprzęt i dostępy mogą powstać później – kontakt zaczyna się w dniu podpisania umowy.
Czy preboarding wymaga integracji z naszym systemem rekrutacyjnym?
Nie. Ścieżkę uruchamiacie ręcznie, dla całej grupy naraz albo automatycznie na podstawie daty startu, a osoby wgrywacie z pliku. Wymianę danych z systemem rekrutacyjnym robimy przez API, jeśli chcecie ją mieć – ale start modułu jej nie potrzebuje.
Czy dokumenty przed startem podpiszemy elektronicznie?
Podpis elektroniczny uruchamiamy w ramach wdrożenia, pod Waszą listę dokumentów. Przy oświadczeniach i zgodach wystarcza podpis prosty. Umowa o pracę wymaga formy pisemnej, którą w wersji elektronicznej spełnia wyłącznie podpis kwalifikowany – wtedy wskazujemy dostawcę takiego podpisu przed podpisaniem umowy z Wami.
Na jakiej podstawie kontaktujecie się z osobą, która jeszcze nie zaczęła pracy?
Na podstawie umowy, którą ta osoba już z Wami podpisała – to Wy jesteście administratorem tych danych, my przetwarzamy je w Waszym imieniu. Numer telefonu i adres prywatny pochodzą z tego, co podała w procesie zatrudnienia. Jeśli nie podejmie pracy, jej dane usuwacie tak samo jak w każdym innym systemie kadrowym – zasady retencji ustawiacie u siebie.
Co zrobić, gdy ktoś nie odpowiada i nie wypełnia formalności?
Przypomnienia idą same, e-mailem i SMS-em. Jeśli mimo nich nic się nie dzieje, ta osoba jest widoczna na pulpicie gotowości jako „bez aktywności" – i to jest moment na telefon od przełożonego, kilka dni przed startem zamiast w poniedziałek rano.
Czy osoba, która nie mówi po polsku, przejdzie preboarding?
Interfejs jest po polsku i po angielsku, a kolejny język dodajemy pod potrzeby Waszego zespołu w ramach wdrożenia. Powitanie, formalności i informacje praktyczne piszecie w języku, którym mówi nowa osoba – to Wasze treści, więc możecie mieć obok siebie kilka wersji tej samej ścieżki.
Czy to samo zadziała przy powrotach do pracy i zmianach stanowiska?
Tak. Ten sam silnik prowadzi wejście nowej osoby, powrót po długiej nieobecności i start w nowej roli po awansie. Ścieżki różnią się treścią, nie narzędziem.
Od czego zależy wycena?
Na wycenę wpływa kilka czynników: liczba uczestników, zakres modułów i skala wdrożenia. Szczegóły chętnie omówimy na spotkaniu i w dalszym kontakcie.
Dla Twojego IT
Najkrótsza wersja odpowiedzi dla działu bezpieczeństwa i integracji.
- ISO/IEC 27001:2022 – zakres certyfikatu obejmuje procesy onboardingowe i doświadczenie pracownika
- Dostęp osoby przed zatrudnieniem przez link jednorazowy, bez konta w domenie firmy
- Wymianę danych z Waszymi systemami uruchamiamy w ramach wdrożenia; na start import z pliku
- Niemodyfikowalny dziennik zdarzeń, kontrola dostępu per rola, dane w UE