Kafeteria benefitów i fundusz socjalny w jednym obiegu do płac

Ty, w regulaminie. Kryterium socjalne – sytuacja życiowa, rodzinna i materialna pracownika – jest wymogiem ustawowym i decyzją pracodawcy, nie automatem. Gamfi zbiera oświadczenia, wylicza dochód na osobę, przypisuje próg z Twojej tabeli i prowadzi wniosek przez akceptację. Kwoty, progi i zasady pozostają Twoje – system je wykonuje, nie wymyśla.

Zaczynamy od tego, co masz podpisane. Umowy na kartę sportową i pakiet medyczny zwykle biegną dalej u dotychczasowego dostawcy do końca okresu – nie musisz ich zrywać, żeby zacząć. Przenosimy strukturę organizacyjną, konta pracowników i stany budżetów, a historię oświadczeń i decyzji z funduszu wczytujemy, jeśli dostawca wyda Ci te dane. Harmonogram układamy na podstawie tego, ile z tego trzeba przenieść – i ustalamy to na samym początku rozmowy.

Świadczenia z funduszu są zwolnione z podatku i składek pod warunkiem, że przyznaje się je według sytuacji życiowej pracownika, a nie wszystkim po równo. Jeżeli przy kontroli okaże się, że tego kryterium nie było albo nie da się go wykazać, świadczenia mogą zostać uznane za zwykły przychód – z doliczeniem składek i podatku wstecz. Arkusz tego nie udowodni: nie pokaże, które oświadczenie i która wersja regulaminu stały za konkretną decyzją sprzed dwóch lat. System pokazuje to przy każdym wniosku. Zakres i sposób dokumentowania potwierdź ze swoim doradcą – to nie jest porada prawna.

Wchodzą przez przeglądarkę na własnym telefonie, bez instalowania aplikacji. Konta zakłada dział kadr importem z systemu kadrowego – do założenia konta wystarczy numer telefonu, adres e-mail nie jest wymagany. Pracownik loguje się numerem i hasłem, które ustawia sam przy pierwszym wejściu; aktywację potwierdza jednorazowym kodem z SMS-a, ważnym 10 minut. Zaproszenie wysłane na prywatny adres ma link jednorazowy z terminem ważności. Do tego dochodzi drugi składnik logowania albo odcisk palca, jeśli je włączysz. Odejście pracownika zamykasz w panelu – dostęp znika od razu, bo sprawdzamy to przy każdym żądaniu, a nie dopiero przy kolejnym logowaniu. Każde logowanie i każda aktywacja zostają w dzienniku zdarzeń. To ta sama ścieżka, którą pracownicy produkcji i sieci sprzedaży wchodzą do pozostałych modułów Gamfi.

Prowadzimy licznik i przygotowujemy dane, rozliczenie robi Twoja księgowość. System pilnuje rocznej granicy zwolnienia osobno dla każdego pracownika, oznacza kwotę ponad nią jako podlegającą opodatkowaniu i przekazuje ją w pliku dla systemu kadrowo-płacowego. Kwalifikację podatkową konkretnego świadczenia potwierdzasz z księgowością albo doradcą podatkowym – to nie jest decyzja, którą system podejmuje za Ciebie.

Tak, i to jest typowy przypadek w grupie kapitałowej. Każda spółka dostaje plik ułożony pod swój system kadrowo-płacowy, a Ty patrzysz na fundusz zbiorczo albo osobno dla każdej spółki. Regulamin, progi i pule też mogą się różnić między spółkami.

Przechodzą na kolejny rok – środki funduszu nie przepadają. Datę zamknięcia roku ustalasz samodzielnie i zwykle wypada ona wcześniej niż 31 grudnia, żeby zostawić czas na rozliczenie. Przed zamknięciem widzisz, ile z każdej puli zostało niewykorzystane.

Nie. System kadrowy trzyma dane o zatrudnieniu, Gamfi prowadzi ludzi wokół tych danych – w tym przypadku prowadzi budżet, wnioski i fundusz. Strukturę organizacyjną i konta pobieramy z Twojego systemu, a rozliczenie wraca do niego paczką. Zakres i kierunek wymiany ustalamy na starcie wdrożenia.

Na wycenę platformy wpływa kilka czynników: liczba osób objętych budżetem, zakres katalogu i to, czy wdrożenie obejmuje fundusz socjalny. Konkretną kwotę podajemy po rozmowie o Twojej sytuacji – umów spotkanie, a policzymy to razem.