Gamfi dla HR · Moduł
Elektroniczny obieg dokumentów kadrowych nowego pracownika, od formularza po podpis
W platformie Gamfi dokumenty startowe powstają, krążą i są podpisywane elektronicznie jako krok wdrożenia. Pracownik podaje dane raz, z telefonu, a pierwszy dzień przestaje być dniem podpisywania pliku kartek przy biurku kadrowej.
Swoje wyniki poprawiają z nami
Jak to działa
Obieg dokumentów wpisany w ścieżkę pracownika.
- 1
System wie, jakich dokumentów potrzeba
Zestaw zależy od stanowiska, formy zatrudnienia i lokalizacji.
- 2
Pracownik wypełnia i podpisuje online
Dane osobowe, oświadczenia i zgody wypełnia z telefonu i podpisuje elektronicznie.
- 3
Braki upominają się same
Przypomnienia idą do pracownika i przełożonego, dopóki dokumentów brakuje.
- 4
Komplet idzie do Waszej dokumentacji
Podpisane dokumenty przekazujemy do Waszej dokumentacji pracowniczej – przez API albo eksportem, bez skanowania i bez przepisywania danych.
Więcej, bo w jednym systemie
Dostawcy podpisu sprzedają sam podpis, systemy kadrowe sam obieg. Formalności prowadzone razem z wdrożeniem oszczędzają dwa przepisania tych samych danych.
Dokumenty są krokiem wdrożenia, nie osobną sprawą
Formalności stoją w tej samej ścieżce co szkolenie wstępne i spotkanie z zespołem. HR w jednym miejscu widzi, na czym stoi nowa osoba – i w dokumentach, i we wdrożeniu.
To, co pracownik poda raz, pracuje dalej
Te same dane wchodzą do kolejnych dokumentów i idą dalej do Waszego systemu kadrowego. Nikt nie wypełnia drugiej wersji tej samej tabelki tydzień później.
Każdy dokument ma swoją historię
Kiedy wyszedł, kto go otworzył, kiedy został podpisany i na której wersji szablonu – zapisane w dzienniku, którego nie da się zmienić po fakcie.
Klient z tej kategorii: Grupa Atalian – formalna strona zatrudnienia prowadzona w Gamfi, od skierowania na badania po zgody wymagane przy zatrudnieniu.Case study: Grupa Atalian →
Opisz swoją potrzebę
Opisz sytuację własnymi słowami – odpiszemy z informacją, jak na to wyzwanie odpowiada platforma Gamfi. O spotkaniu decydujesz po przeczytaniu odpowiedzi.
Co dostajesz w Gamfi
Tyle, ile daje osobne narzędzie do obiegu dokumentów – w miejscu, w którym już prowadzisz wdrożenie.
Dokumenty składane z szablonu
- Szablony per stanowisko i formę zatrudnieniainny zestaw przy umowie o pracę, inny przy zleceniu
- Dane wstawiane do dokumentu automatyczniez formularza, który pracownik wypełnił wcześniej
- Wersje szablonu: szkic i wersja obowiązującazmiana wzoru nie rusza dokumentów już wydanych
- Dokumenty generowane dla całej grupy narazwszyscy, którzy zaczynają we wrześniu, jednym działaniem
- Zestaw startowy jako jedna paczkapracownik dostaje komplet, nie pięć osobnych wiadomości
Dane i zgody od pracownika
- Formularz danych osobowychwypełniany z telefonu, przed pierwszym dniem
- Zgody zapisywane osobno, z wersjąwiadomo, na którą treść zgody ktoś się zgodził
- Załączniki wgrywane przez pracownikaorzeczenie, świadectwo, numer konta
- Dane podane raz, użyte w wielu dokumentachbez trzech wersji tej samej tabelki
- Wejście bez firmowego mailalink jednorazowy na prywatny adres albo SMS-em
Podpis i domknięcie formalności
- Podpis elektroniczny dokumentów startowychuruchamiamy w ramach wdrożenia, pod Waszą listę dokumentów
- Dokument jako krok ścieżki wdrożeniaproces nie idzie dalej, dopóki brakuje oświadczenia
- Przypomnienia o brakach e-mailem i SMS-emwracają same, bez obdzwaniania listy przed końcem miesiąca
- Eskalacja do przełożonego i HRgdy przypomnienia do pracownika nie wystarczają
- Terminy wymagane przed dopuszczeniem do pracybadania wstępne i szkolenie BHP z alertem o zbliżającej się dacie
Kontrola i ślad
- Niemodyfikowalny dziennik zdarzeńzapisu nie da się zmienić ani usunąć po fakcie
- Historia każdego dokumentuwysłanie, otwarcie, podpisanie – z datą i osobą
- Dostęp do dokumentów per rolakadry widzą co innego niż przełożony
- Postęp dokumentów obok postępu wdrożeniajedna karta pracownika, nie dwa systemy
- Dane przetwarzane w Unii Europejskiejbez transferu poza EOG
Dane pracują dalej
- Przekazanie dokumentu do Waszej dokumentacji pracowniczejprzez API albo eksportem, razem z historią podpisania
- Dane idą dalej do systemu kadrowegokartoteki nie wypełniacie drugi raz ręcznie
- Przejęcie danych z rekrutacjikandydat i pracownik to ta sama osoba, nie dwa rekordy
- API i webhooki do Waszych systemówsystem kadrowo-płacowy zostaje tam, gdzie jest
- Import osób i struktury z plikuz raportem błędów przy każdym wierszu
Częste pytania
Rozwiń to, co Cię dotyczy.
Czy umowę o pracę można podpisać elektronicznie?
Tak, ale wyłącznie podpisem kwalifikowanym. Kodeks pracy wymaga przy umowie o pracę formy pisemnej, a w wersji elektronicznej spełnia ją tylko podpis kwalifikowany – podpis zaufany z profilu zaufanego nie wystarcza. Dopuszczalne jest też podpisanie mieszane: pracodawca elektronicznie, pracownik odręcznie.
Czy dajecie ten podpis kwalifikowany?
Nie wystawiamy własnych certyfikatów – podpis kwalifikowany wpinamy w proces od dostawcy zaufania, a którego użyjemy, ustalamy z Wami przed podpisaniem umowy, nie po. Przy oświadczeniach, zgodach i formularzach danych, czyli przy większości dokumentów startowych, wystarcza podpis prosty i tego pracownik nie musi nigdzie kupować.
Czy pracownik bez komputera domknie formalności?
Tak. Wchodzi linkiem z SMS-a albo na prywatny adres e-mail, wypełnia formularze i podpisuje z telefonu, przez przeglądarkę. Nie potrzebuje konta w firmie ani instalowania aplikacji – w handlu, logistyce i gastronomii to jest sytuacja większości przyjmowanych osób.
Czy prowadzicie za nas akta osobowe?
Nie. Akta osobowe zostają tam, gdzie są dzisiaj – podpisany dokument razem z historią podpisania przekazujemy do Waszej dokumentacji pracowniczej przez API albo eksportem. Elektroniczna teczka pracownika jest osobnym obszarem platformy Gamfi i wchodzi wtedy, kiedy sami zdecydujecie się ją przenieść.
Czy zdążymy przed pierwszym dniem, gdy zatrudniamy kilkadziesiąt osób naraz?
Zestaw dokumentów przypisujecie całej grupie jednym działaniem, a przypomnienia o brakach chodzą same, e-mailem i SMS-em. Kadry nie pilnują każdej osoby z osobna – widzą, kto jeszcze czegoś nie zrobił, i reagują tylko tam.
Od czego zależy wycena?
Na wycenę wpływa kilka czynników: liczba uczestników, zakres modułów i skala wdrożenia. Szczegóły chętnie omówimy na spotkaniu i w dalszym kontakcie.
Dla Twojego IT
Najkrótsza wersja odpowiedzi dla działu bezpieczeństwa i integracji.
- ISO/IEC 27001:2022 – zakres certyfikatu obejmuje procesy onboardingowe i doświadczenie pracownika
- Ślad zdarzeń dla każdego dokumentu, kontrola dostępu per rola, dane w UE
- Przekazanie dokumentów i danych do Waszych systemów uruchamiamy w ramach wdrożenia; na start import z pliku
- Logowanie firmowe (SSO) i automatyczne konta (SCIM)