O Grupie Atalian w Polsce
Głównym zakresem działaności Grupy Atalian w Polsce jest świadczenie zintegrowanych usług FM (cleaning, TechFM, catering, recepcja). Firma zatrudnia pracowników biurowych i operacyjnych - i obie te grupy wdraża do pracy poprzez platformę onboardingową Gamfi.
Przebieg procesu wdrożenia
Cały proces wdrożenia w Grupie Atalian w Polsce trwa około 4 miesiące i dzieli się na fazę preboardingu (okres przygotowawczy obejmujący zazwyczaj miesiąc poprzedzający dzień rozpoczęcia pracy) oraz właściwy onboarding kończący się 3 miesiące po pierwszym dniu. Proces jest realizowany przez 21 różnych ról (od managera i buddiego przez osoby odpowiedzialne za kadry, RODO, BHP, IT i administrację aż po dyrektorów operacyjnych).
Proces onboardingu w Grupie Atalian w Polsce został uszyty na miarę potrzeb organizacji, a kolejne etapy zostały zaprojektowane w taki sposób, by nowi pracownicy szybko osiągnęli wysoki poziom efektywności i dawkę niezbędnej wiedzy na kilku poziomach: strategicznym (misja, wizja i cele firmy), proceduralnym (zasady, kodeksy, dokumenty) i osobistym (zakres obowiązków, specyfika roli, możliwości rozwoju).
Sprawdzone praktyki wdrożeniowe
Kilka praktyk wdrożeniowych zaimplementowanych przez Grupę Atalian w Polsce zasługuje na szczególną uwagę, bo wyprzedzają one często pojawiające się w onboardingu wyzwania:
- natychmiastowy start procesu tuż po zamknięciu rekrutacji – dzięki integracji z ATS wdrożenie uruchamia się samoistnie w chwili, gdy rekruter potwierdzi w systemie decyzję o zatrudnieniu nowej osoby,
- wsparcie managera i buddiego w ich roli – na 30 dni przed startem nowej osoby ruszają automatyczne ścieżki dla managera i buddiego, prowadzące ich przez zadania i automatyzujące umawianie spotkań,
- automatyzacja formalnej strony procesu – w Gamfi toczy się cała formalna strona zatrudnienia i wdrożenia: od wystawienia skierowania na badania przez zebranie danych do umowy aż po zebranie niezbędnych z perspektywy compliance zgód,
- stałe monitorowanie satysfakcji – od szybkiego badania pulse-check na 30 dni przed dniem zero przez kolejne w toku procesu aż po rozbudowaną ankietę Stay Interview po 90 dniach od startu (co ważne - także buddy ma swój pulse-check, w którym ocenia satysfakcję ze swojej roli!),
- bieżące monitorowanie postępów wdrożenia – dzięki automatyzacji manager widzi postępy swoich pracowników, a HR monitoruje przebieg wszystkich procesów, mając pogląd na zaangażowanie przełożonego, buddiego i innych ról w procesie.
Efekty usprawnienia onboardingu
Cyfryzacja onboardingu redukuje koszty operacyjne, automatyczny obieg dokumentów minimalizuje ryzyka opóźnień i błędów, a ustrukturyzowany, rozłożony w czasie proces zwiększa przyswajanie wiedzy przez nową osobę.
W Grupie Atalian w Polsce zminimalizowaliśmy wyzwania onboardingowe wdrażając platformę Gamfi, która zrewolucjonizowała onboarding i offboarding w naszej organizacji. Zautomatyzowaliśmy obieg dokumentów, co zminimalizowało pracę ręczną i oszczędziło czas pracowników. Cyfryzacja zredukowała koszty operacyjne, eliminując zbędne procedury i budując pozytywny wizerunek organizacji. W ramach zautomatyzowanego narzędzia już podczas preboardingu dzielimy się z nowo zatrudnionymi pracownikami specyfiką naszej organizacji i rozpoczynamy proces budowy tożsamości z firmą jeszcze przed pierwszym dniem zatrudnienia. Na cały proces wdrożenia w Grupie Atalian w Polsce składa się 165 różnych aktywności realizowanych przez ponad 20 ról - zaangażowanie wielu osób wspiera budowanie relacji z przyszłym zespołem, a narzędzie wspierające cały proces uczyniło go bardziej efektywnym.