Blog
Onboarding pracownika

Pierwszy dzień w pracy: jak dobrze przywitać nowego pracownika

Anita Wojtaś-Jakubowska
Pierwszy dzień w pracy: jak dobrze przywitać nowego pracownika

W rankingach najbardziej stresujących przeżyć “czołowe” lokaty zajmuje zwykle utrata zatrudnienia. Jednak rozpoczęcie nowej pracy również wiąże się z konkretnymi wyzwaniami i napięciami. Bez względu na to, jak dużym doświadczeniem i umiejętnościami może się pochwalić nowy pracownik, w momencie, gdy przekracza próg firmy po raz pierwszy, zawsze jest to dla niego stresujące wydarzenie. Towarzyszą mu zwykle wątpliwości, jak odnaleźć się w nieznanym środowisku. Pierwszy dzień w pracy to moment, w którym te wątpliwości albo się nasilą, albo nieco zredukują. Nas oczywiście interesuje ten drugi scenariusz.

Czym jest welcome day, a czym zdecydowanie nie jest?

Podpisanie umowy, przekazanie niezbędnych dokumentów do kadr, szkolenie BHP czy odebranie sprzętu z działu IT i poznanie współpracowników - brzmi znajomo? To częsty scenariusz pierwszego dnia w nowej pracy. Czasami te działania bywają mylnie utożsamiane z onboardingiem. Badanie, w którym sprawdzaliśmy, ile trwa onboarding w Polsce pokazało, że aż 21% pracowników ma tylko jeden dzień na zapoznanie się z otoczeniem w nowym miejscu pracy.

A gdyby tak większość z tych rzeczy była już sformalizowana w momencie rozpoczęcia nowej pracy przez pracownika? W tekście "Preboarding - jak wykorzystać jego potencjał" przekonywaliśmy, że odpowiednio zagospodarowując czas przed day one, odzyskujemy ten jakże cenny moment. Stwarzamy przestrzeń na to, by pierwszy dzień w pracy w mniejszym stopniu skupiony był na kwestiach administracyjnych, a w większym na aspektach miękkich i komunikacyjnych, oswajających z nową pracą.

Zarezerwujmy ten czas na przywitanie nowego członka załogi w taki sposób, który go nie przytłoczy. W pierwszym dniu pracy warto przekazywać nowej osobie jedynie najważniejsze informacje. Cały wysiłek należy włożyć raczej w budowanie dobrej atmosfery i przyjaznego doświadczenia.

Aby to się udało, potrzeba zaangażowania na kilku płaszczyznach. Przywitanie nowego pracownika to nie tylko odpowiedzialność i przywilej działu HR. To zdecydowanie gra zespołowa, w której ważną rolę odgrywa bezpośredni przełożony, buddy, a także członkowie zespołu, którzy od samego początku mogą być również zaangażowani w proces onboardingu. 

Pierwszy dzień w pracy: jak dobrze przywitać nowego pracownika? - GIF | Blog Gamfi

Rola welcome day w kontekście całego onboardingu

Rola dnia powitalnego w kontekście całego onboardingu nie powinna być bagatelizowana. Odpowiednio zaplanowany i spójny z kulturą nowej firmy welcome day pozwala organizacji zrobić dobre pierwsze wrażenie na nowym pracowniku. Drugi raz taka możliwość się nie powtórzy! Pierwszy dzień to świetna okazja do przełamania lodów i przeprowadzenia mniej formalnych rozmów. Patrząc długofalowo, to również jeden z elementów budujących zaufanie oraz poczucie przynależności do zespołu/firmy. Im mniej stresujący początek, tym większa szansa na efektywny proces wdrożenia. Na tym etapie zostawmy na boku oczekiwania pracodawcy. Na pierwszym planie postawmy oczekiwania pracownika.

Jak powinien przebiegać welcome day w nowej firmie?

Podkreślmy to jeszcze raz - welcome day to nie onboarding! Celem onboardingu jest wdrożenie nowego pracownika w struktury organizacji i wynikające z pełnionego stanowiska obowiązki. Dzięki onboardingowi nowicjusz powinien być w stanie wykonywać swoje zadania samodzielnie, bez wsparcia z zewnątrz, na 80-90%. Czy osiągnięcie produktywności na tym poziomie jest możliwe do zrealizowania w pierwszy dzień pracy? Wręcz przeciwnie! Dzień powitalny to jedynie wstęp welcome week i wdrożenia teoretycznego w nowej pracy (w jego zakres wchodzą m.in.: przybliżenie kultury organizacji, szkolenia podstawowe i wdrożeniowe, e-learning), a następnie wdrożenia praktycznego. 

Pierwszy dzień w pracy w kontekście całego procesu wdrożenia pracownika - infografika | Blog Gamfi
Welcome day to ważna cezura, która oddziela czas preboardingu od właściwego wdrożenia.

Witamy na pokładzie, czyli pierwszy dzień w nowym zespole

Jeśli day one odbywa się stacjonarnie, warto zadbać o przywitanie nowego pracownika przez dedykowaną osobę. Buddy, manager czy pracownik z działu HR powinien czekać na nowicjusza już w recepcji.

Pierwszy dzień w pracy to również doskonała okazja, by zapoznać nowo zatrudnioną osobę z zespołem oraz zaprosić ją na spotkanie z managerem. Rozmowa bez stresu związanego z rekrutacją będzie dla pracownika bardziej komfortowa. Już na tym etapie może także podłożyć fundamenty pod udaną dalszą komunikację z bezpośrednim przełożonym. 

Miłym zwyczajem jest również mail powitalny wysyłany do całego działu lub organizacji z informacją kto właśnie dołączył do struktur firmy i w jakim charakterze. Taka wiadomość może zawierać też informacje o dotychczasowym doświadczeniu pracownika, które będzie cenne w jego nowej roli. Nie zaszkodzi również odrobina ogólnych prywatnych informacji (np. o zamiłowaniu do tajskiej kuchni, regularnych startach w maratonach czy innej pasji), jeśli je znamy i pracownik zgodzi się nimi podzielić w szerszym gronie. Takie mniej formalne komunikaty działają trochę jak ice breaker. Mogą ułatwić pierwsze rozmowy w zespole, szczególnie przy pracy zdalnej, kiedy nie ma możliwości spontanicznej rozmowy przy ekspresie do kawy.

Pierwszy dzień w pracy sprzyja serdecznemu powitaniu pracownika w zespole | Blog Gamfi [gif]

Największe błędy organizacji podczas pierwszego dnia pracy nowego pracownika i jak się przed nimi ustrzec

Nie żyjemy w idealnym świecie, więc i pierwszy dzień w pracy nie zawsze przebiega zgodnie z wymarzonym przez pracownika scenariuszem. Jak wynika z naszego badania przeprowadzonego na próbie 1052 pracowników, pewne problemy są powtarzalne.

Na pytanie "Na jakie problemy napotkałeś/aś pierwszego dnia pracy?" uzyskaliśmy m.in. takie odpowiedzi:

  • Nie otrzymałem na czas sprzętu do pracy, np. komputera, telefonu, itp. (8%)
  • Firma nie zdążyła przygotować formalności (10%)
  • Nikt się mną nie zajął tego dnia (8%)
  • Otrzymałem/-am zbyt dużą ilość informacji o firmie pierwszego dnia (15%)
  • Mój nowy zespół nie wiedział, że do niego dołączam (8%)

Wymienione problemy sprowadzają się do dwóch największych błędów po stronie pracodawcy - nieumiejętnego przekazywania informacji i braku organizacji procesu wdrożenia. 

Do tego dochodzi kwestia relacji z nowymi współpracownikami. Osoby rozpoczynające pracę mogą być przywitane przez zespół z otwartymi ramionami, ale równie dobrze może towarzyszyć temu dystans, a nawet poczucie zagrożenia.

Pierwszy dzień w pracy: jak dobrze przywitać nowego pracownika - GIF | Blog Gamfi

Badania z 2016 roku (S. S. Nifadker, T.N. Bauer, “Breach of belongingness: Newcomer relationship conflict, information and task-related outcomes during organizational socialization”, 2016) potwierdzają, że konflikty nowych ludzi z obecnymi pracownikami to częste zjawisko. Ewentualne nieporozumienia na początku współpracy mogą sprawić, że nowo zatrudnieni będą mniej chętnie szukać wsparcia u doświadczonych członków zespołu. W konsekwencji spotęguje to ich stres i przyspieszy proces wypalenia. 

Wsparcie cyfrowego narzędzia

Należy pamiętać, że przemyślany plan onboardingu porządkuje aktywności, których trzeba przypilnować, by day one był wolny od natłoku informacji czy nadrabiania zaległych formalności. Pomocne w tej kwestii będą konkretne narzędzia cyfrowe. Takie, które oferują wcześniej wypracowane dobre praktyki, przydatne zarówno nowym pracownikom, jak i managerom czy działowi HR. Takim narzędziem może być aplikacja onboardingowa. W aplikacji Gamfi Onboarding, na przykład, istnieje osobny proces dedykowany konkretnie zagadnieniom z zakresu welcome day (choć sam proces wdrożenia rekomendujemy rozpocząć tuż po zamknięciu rekrutacji).

Stres pierwszego dnia w nowej pracy - jak pomóc pracownikowi sobie z nim poradzić?

Czy da się uniknąć stresu podczas pierwszego dnia w nowej pracy? Prawdopodobnie nie, ale warto się zastanowić, jak go zminimalizować, a z czasem nawet przekształcić w ekscytację w związku z nowym wyzwaniem zawodowym. Żeby osiągnąć ten cel, trzeba przede wszystkim spojrzeć na pracownika z jego perspektywy. Nowa rola, nowy zespół, nowa kultura pracy albo branża - każdy z tych czynników może się wiązać ze stresem, niezależnie od stażu pracy czy wcześniejszych sukcesów zawodowych. Warto o tym pamiętać i zwyczajnie z empatią pomyśleć o potrzebach nowo zatrudnionej osoby. Już sam preboarding będzie pierwszym krokiem do tego, by o nie zadbać, i to na wielu poziomach. 

Komunikacja w pierwszych dniach w nowej pracy

Tworząc plan welcome day, nie zapomnijmy o przestrzeni na rozmowę z nowo zatrudnioną osobą. Skupmy się na jej wrażeniach i dajmy okazję do zadawania pytań.

Pierwszy dzień w pracy: jak dobrze przywitać nowego pracownika | Blog Gamfi

Wszystkie wątpliwości warto doprecyzować i rozstrzygać na bieżąco. Z każdym kolejnym dniem intensywność procesu wdrożenia w konkretnym przedsiębiorstwie może się zmieniać. Z pozoru błahe kwestie, jak np. struktury czy zasady panujące w nowej firmie, mogą być nierozwiązane albo niejasne przez dłuższy czas, co utrudni pracownikowi efektywną pracę i zaprezentowanie się z najlepszej strony.

Wsparcie buddiego bezcenne

Rola buddiego w całym procesie onboardingu jest nieoceniona. Jego wsparcie podczas pierwszego dnia w nowej pracy zapewnia więcej komfortu nowej osobie. Chodzi o z pozoru prozaiczne rzeczy, jak odbiór z recepcji, wspólna kawa lub “welcome call”, czy przedstawienie nowych współpracowników. To miłe gesty, które pomagają zniwelować stres, przełamują lody i otwierają przestrzeń do dalszych rozmów. Poczucie bycia “zaopiekowanym” od pierwszego dnia to cenny zasób, który zdecydowanie zaprocentuje w przyszłości, już w codziennej pracy.

Preboarding jako gwarancja udanego pierwszego dnia w pracy

Zróbmy jednak krok wstecz. Czy pomyślnie zakończony proces rekrutacyjny i podpis kandydata na liście intencyjnym to wystarczająca gwarancja tego, że nowy pracownik pojawi się pierwszego dnia w nowym miejscu pracy? Niekoniecznie. Myśląc o organizacji day one, bierzmy pod uwagę fakt, że cisza ze strony pracodawcy po przyjęciu oferty zatrudnienia przez kandydata zwiększa ryzyko, że nowy pracownik zrezygnuje z dołączenia do organizacji tuż przed formalnym rozpoczęciem pracy.

Pre-onboarding pozwala utrzymać kontakt z pracownikiem jeszcze przed pierwszym dniem pracy. I Blog Gamfi [gif]

Zadbajmy o to, by tam, gdzie kończy się “candidate experience”, rozpoczął się efektywny proces tworzenia “employee experience”. Jedno i drugie doświadczenie powinno być zgodne z kulturą i wartościami firmy. Słowo klucz to preboarding, który powinien być początkiem procesu wdrożenia. To wirtualny uścisk dłoni z nowym pracownikiem i odpowiedź na wiele z jego potrzeb. Wszystko to przekłada się na jakość i przebieg pierwszego dnia w nowej pracy. Działania, które warto podjąć w ramach preboardingu, to na przykład:

  • zamówienie sprzętu i dostarczenie go na czas do domu w przypadku pracy zdalnej lub informacja, gdzie sprzęt będzie do odebrania, jeśli welcome day odbywa się stacjonarnie, 
  • dopełnienie formalności w związku z zatrudnieniem (badania lekarskie, skompletowanie niezbędnych danych, przygotowanie umowy),
  • udostępnienie przyszłemu pracownikowi cyfrowego narzędzia wspierającego onboarding,
  • przesłanie agendy pierwszego dnia pracy,
  • przekazanie informacji dot. struktury zespołu, przedstawienie bezpośredniego przełożonego i buddiego, 
  • zapewnienie dostępów do niezbędnych narzędzi i aplikacji. 

Jednym słowem efektywnie przeprowadzony preboarding sprawi, że day one nie przytłoczy nowej osoby nadmiarem informacji. Jednocześnie może być świetnym początkiem wdrożenia teoretycznego w ramach całego onboardingu. Zamiast sztafety między działem HR, IT albo, w najgorszym scenariuszu, błądzenia po biurze w poszukiwaniu swojego stanowiska pracy, zapewniamy pracownikowi większy komfort i mniejszy stres u progu nowego wyzwania zawodowego. 

Lista “to do” na pierwszy dzień pracy

W przygotowaniach do day one pomocna będzie checklista z dobrymi praktykami po stronie pracodawcy. To zadania, które stworzą ramy dnia powitalnego i ustrukturyzują niezbędne aktywności. Dzięki nim unikniemy przytłoczenia pracownika natłokiem informacji, a osoby zaangażowane w przywitanie nowego pracownika będą wiedziały, jakie zadania są po ich stronie. Co powinno się znaleźć na takiej liście?

Pierwszy dzień w pracy: lista to-do dla managera i HR I Blog Gamfi

Przygotowanie planu pierwszego dnia pracy (jakie spotkania i z kim, jakie szkolenia).

Warto przekazać go pracownikowi kilka dni wcześniej, by omówić/doprecyzować kwestie, które mogą być niejasne. Koniecznie powinna znaleźć się w nim informacja, o której rozpocznie się day one, jak dotrzeć do biura, czy w pobliżu jest parking, kto będzie czekał na recepcji itp. To wszystko informacje, które pozwolą nowej osobie przyjść punktualnie i zrobić dobre wrażenie.

Omówienie planu day one z zespołem.

Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w której w powitanie pracownika planujemy zaangażować jeszcze kogoś poza buddiem.

Organizacja stanowiska pracy.

Zadbajmy o to, by sprzęt, narzędzia i wszelkie dostępy były gotowe na czas. Dzień powitalny powinien być wolny od kłopotów z komputerem lub... jego brakiem.

Udostępnienie narzędzia do zdalnego onboardingu.

Ten punkt jest kluczowy, szczególnie w przypadku pracy w trybie zdalnym lub hybrydowym. Aplikację onboardingową można zwykle doskonale dostosować do potrzeb organizacji i skonfigurować z innymi narzędziami i systemami, z jakich korzysta firma. Jej cel to wspieranie menedżera, buddiego i pracowników HR w przeprowadzeniu pracownika przez proces wdrożenia. W aplikacji Gamfi Onboarding cała przygoda rusza już z chwilą, gdy pracownik HR klika w systemie ATS "hired". Więcej o samej aplikacji i jej funkcjach możesz przeczytać tutaj >>

Skompletowanie zestawu powitalnego.

Welcome pack zwykle składa się z kilku obrandowanych gadżetów, a czasem również książek spójnych z kulturą organizacji. Zadbajmy o to, by taki podarunek czekał na każdego nowego pracownika na jego biurku podczas day. Jeśli wdrożenie odbywa się zdalnie, odpowiednio wcześnie wyślijmy paczkę na wskazany adres.

Pierwszy dzień w pracy to wyzwanie dla wszystkich, nie tylko dla samego nowo zatrudnionego. Odpowiednio zorganizowany jest jednak jak udany start misji załogowej wyruszającej w ekscytującą, międzyplanetarną podróż. Z przyjemnością pomożemy Ci przygotować Twoją załogę do takiej wyprawy i pomóc jej zrobić dobre wrażenie na nowym członku załogi. Co Ty na to?

Stwórz onboarding, który Twój pracownik zapamięta na długo.
Testuj bezpłatnie aplikację Gamfi Onboarding!
Udostępnij ten post
LinkedIn icon
X icon
Facebook icon
Blog

Polecane wpisy na blogu

Odkryj najpopularniejsze wpisy
na temat onboardingu pracowników i nowoczesnego HR.

Wypróbuj za darmo już teraz

Karta kredytowa nie jest wymagana.